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¿Cómo comprobar si tus empleados cumplen el kilometraje?

El tratamiento fiscal y el control de costes son dos factores que no deben pasarse por alto si queremos gestionar nuestro negocio sin sobresaltos. Por ello, aunque sean impopulares entre los empleados, las normas y protocolos para controlar sus gastos fuera de la oficina, sobre todo los vinculados al transporte y a las dietas, son esenciales para tener siempre vigilada la salud de la empresa.

Por su parte, cumplir con los kilometrajes de manera confiable y transparente debería ser un hábito natural y obligatorio por parte de los empleados, no una fuente de enredos, intrigas y maquinaciones. Sin embargo, hasta que llegue ese día, las empresas deben esforzarse por controlar estos aspectos. ¿Cómo? Siguiendo estos consejos de los expertos de Alquiber, líder en el alquiler de vehículos bajo la fórmula del renting flexible para grandes empresas, pymes y autónomos, que nos ofrecen la fórmula perfecta para poder comprobar que todo se esta haciendo de la manera correcta, evitando conflictos y malentendidos con los empleados.

En primer lugar, hay que tener bajo control los gastos de combustible, así como los mantenimientos que requiere el vehículo. El modelo de renting realmente flexible de Alquiber hace que sus clientes no necesiten estar pendientes de cada kilómetro recorrido -reúne todos sus servicios en una cuota fija mensual, incluido el mantenimiento de los vehículos, el seguro y la gestión de los impuestos, entre otras muchas atenciones exclusivas-, por lo que la parte económica de estos aspectos pierde relevancia. Sin embargo, fuera de esta fórmula es más que recomendable tener siempre un ojo en estos factores para poder controlar los gastos de desplazamiento.

También hay que concretar qué tipo de gastos de transporte tendrá cubierto cada trabajador, en qué condiciones y el presupuesto necesario para cubrirlos. Para conseguirlo, es imprescindible llevar un riguroso control de las facturas, recogiendo y archivando adecuadamente todos los recibos. Para ello, las aplicaciones o programas informáticos especializados en la gestión de flotas de vehículos pueden ayudarnos en esta tarea tan ingrata. Tal es el caso de las empresas, pymes y autónomos que apuestan por la fórmula de renting flexible de Alquiber, ya que tiene la ventaja de contar con las herramientas estratégicas definitivas para mantener en forma el negocio: Alquiber Track, con la que Alquiber pone en la palma de su mano la posibilidad de mantener tu flota permanentemente optimizada, y el Área de Clientes de Alquiber, donde disponen todos los documentos asociados al servicio contratado. Además, con la nueva aplicación para móviles de Alquiber Track, los clientes de Alquiber también pueden consultar rápidamente desde su teléfono los datos más relevantes de todos los vehículos que haya contratado -incluso los correspondientes a anteriores contratos ya cerrados-: matrícula o nombre asociado, la fecha/hora del registro de la localización, su ubicación actual, el estado del motor (on/off), la velocidad registrada en ese instante, la cobertura del dispositivo en ese momento, así como un informe diario con los kilómetros recorridos, el tiempo que ha estado el vehículo en funcionamiento y el tiempo que ha permanecido parado, además de un histórico con todas sus rutas.

La combinación de ambas herramientas, proporcionadas por Alquiber para ofrecer al cliente cada día un servicio de mayor calidad, hacen que la gestión y optimización de los recursos de la empresa sea sencilla y accesible.

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