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Opciones financieras para gestionar exitosamente viajes corporativos

Opciones financieras para gestionar exitosamente viajes corporativos

20 diciembre, 2017
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Actualizado: 20 diciembre, 2017 16:51
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Los viajes corporativos cobran cada vez una mayor relevancia dentro de las actividades empresariales. La globalización y los cambios tecnológicos han propiciado que las compañías amplíen sus contactos en el extranjero y precisen salidas periódicas para visitar a clientes y proveedores o asistir a encuentros.

Ese interés creciente por la promoción internacional se traduce en cifras. Las empresas invierten cada vez más en viajes; según el Barómetro de Viajes Business, elaborado por la consultora Brain Trust Consulting Services, las empresas españolas han incrementado este año su presupuesto para viajes en un 3,7%. Algunas llegan a invertir en salidas y visitas al extranjero cerca de 69.000 euros anuales.

El aumento en los gastos de representación implica la necesidad de aplicar un mayor rigor en el control presupuestario. Billetes, traslados, comidas, alojamiento… todos estos conceptos requieren un especial esfuerzo de gestión. ¿Qué opciones existen para controlar adecuadamente los gastos derivados de los viajes de empresas? Los procedimientos son diversos, pero los más efectivos vienen de la mano de las nuevas tecnologías.

Pago en efectivo

Es la opción clásica y probablemente la más incómoda. Implica que el empleado tenga que gestionar de forma manual todos los pagos, guardar comprobantes y tickets, anotar movimientos y controlar que los gastos se ajustan al presupuesto. A veces esta opción trae inconvenientes a la hora de reportar los gastos, por la pérdida de tickets o comprobantes de pagos.

Tarjetas corporativas

Las tarjetas de crédito para compañías permiten financiar compras y realizar pagos de forma cómoda. Las ventajas de este producto son amplias. Una de las empresas más reconocidas en este rubro es Diners Club Spain, ofreciendo una solución para pagar los gastos de viajes de los empleados de forma centralizada, a través de la Company Card una tarjeta de crédito a nombre del empleado y vinculada a la cuenta bancaria de la empresa o por medio de la Corporate Card una tarjeta asociada a la cuenta personal del empleado con opción de garantía por parte de la empresa.

Además, los productos de Diners Club Spain, incluyen un seguro para viajes de negocios, que cubre posibles accidentes o cualquier contingencia que pueda presentarse durante el desplazamiento o la estancia en el lugar de destino. Una buena opción de centralizar dos de los aspectos más relevantes de los viajes de trabajo, la gestión de gastos y la seguridad del empleado.

Soluciones tecnológicas

En la actualidad, las empresas tiene la opción de combinar las tarjetas corporativas con una nueva solución de pago vinculada a las nuevas tecnologías. Se trata de un sistema que integra de manera inteligente todos los aspectos vinculados a un viaje corporativo. De esta manera, el empleado no ha de preocuparse de anotar gastos ni de insertar los datos de las facturas. Todo se gestiona a través del teléfono móvil y de manera automatizada.

La Travel Account, de Diners Club Spain, es una muestra de estas nuevas soluciones para empresas. Se trata de un servicio sin tarjeta física, es decir, una tarjeta virtual sin plástico que permite centralizar los gastos y que cuenta con el apoyo de un especialista en la gestión comercial para optimizar los procesos. Además, incluye seguro de viajes y acceso a un portal con información actualizada de todos los movimientos. Al centralizar los gastos de viaje en esta forma de pago, las empresas también tienen acceso a un sistema de gestión de información con datos muy completos, que les ayudarán a optimizar sus gastos y negociar tarifas corporativas con sus proveedores de viaje.

Este innovador método de trabajo permite aumentar la rentabilidad en los viajes empresariales. Los empresarios son conscientes de ello y se muestran mayoritariamente dispuestos a introducir mejoras tecnológicas en los sistemas gestión y programación de los viajes. Según los datos de una encuesta realizada por la London School of Economics, el 60 % de los dirigentes empresariales creen necesario invertir en soluciones de gestión que vayan más allá del mero control de gastos.

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